Optimiser la gestion administrative du personnel ?

Les ressources humaines (RH) font partie par défaut d’une entreprise de plus de deux personnes. La gestion du personnel ne doit pas être négligée, car elle constitue le noyau dur d’une entreprise. Savoir s’entourer des bonnes personnes, avec des compétences professionnelles et personnelles qui correspondent à la société est un atout. Pour arriver à développer une synergie, il ne s'agit pas de s’arrêter à la phase de recrutement, mais d’établir une organisation solide. Vous trouverez ici des conseils pour développer et optimiser la gestion administrative du personnel. 

Qu'est-ce qu’on entend par gestion administrative du personnel ? 

La gestion administrative du personnel est à différencier de la gestion des ressources humaines (GRH). En effet, le directeur des ressources humaines assure le développement des compétences des salariés et des besoins humains d’une entreprise. La gestion du personnel est un des moyens pour y arriver.  

C'est donc une partie plus administrative, qui permet de gérer le suivi : 

• Des documents nécessaires à l’embauche (contrats de travail, période d’essais...) ; 
• Des documents et de l’activité des salariés (congés, absences, temps de travail...) ; 
• De l’application des droits et des réglementations des salariés (sécurité au travail, licenciement, gestion des conflits...) ; 

• Des accords avec les organismes externes (mutuels, tickets de restauration...). 

Quels sont les enjeux de la gestion administrative du personnel ? 

La gestion demande une bonne organisation et une maîtrise de l’environnement de travail. Cette dernière, est d’ailleurs la principale clé de réussite pour ce domaine. Il existe des enjeux forts concernant cette partie fonctionnelle de l’entreprise : 

• Tenir informé des nouvelles mesures ou réglementations : cela va guider les dirigeants dans leur prise de décision concernant les prochains recrutements et/ou licenciements. 
• Développer des données pour contrôler le temps de travail réel des salariés : une possibilité supplémentaire de soutenir certaines décisions organisationnelles. 

• Faire appliquer les réglementations liées au métier : selon les secteurs, ils peuvent varier et coûter cher aux entreprises qui ne seraient pas aux normes.  

Quelles sont les clés pour l’optimiser ? 

L'optimisation du temps est une préoccupation de toutes les entreprises. En effet, plus la gestion du temps est maîtrisée, plus une société pourra être efficace et innover. Cela créera l’opportunités de construire une base plus solide et résister aux potentiels futurs imprévus.  

La dématérialisation 

Une solution efficace pour optimiser la gestion administrative du personnel. La dématérialisation regroupe plus facilement les documents : au lieu d’imprimer, puis scanner, cela permet de ne passer que par un document en ligne. La signature électronique assure, à ce titre, la légalité des documents générés.  

Des logiciels de gestion électronique de documents (GED) pour le service RH regroupent d’autres fonctionnalités d’organisation et de tri. Un outil en vogue dans les entreprises, car ils assurent un suivi plus complet et la sécurisation des données personnelles. 

L'automatisation 

Afin de gagner du temps dans la gestion des mails sur les demandes salariales internes (demande de congés, d’absence, de remboursement de frais, …), l’automatisation est une solution. En effet, il s’agit de regrouper ces requêtes sur une plateforme gérée en interne.  

Ainsi, tout salarié souhaitant poser ses congés pour une date précise sera à même d’en faire la demande sur la plateforme. Le service RH n’aura qu’à l’accepter ou la décliner d’une simple manipulation. Si elle est acceptée, elle sera automatiquement positionnée sur un calendrier en ligne : un véritable gain de temps !